Checklist empresa: factura, medios de pago y control de gasto en taxis en Pontevedra

Q: ¿Qué medio de pago es mejor para empresa?

Tarjeta corporativa o vale digital por su trazabilidad y control. También es posible acuerdo a fin de mes con usuarios autorizados.

Q: ¿Cómo controlo el gasto por proyectos?

Hacemos centro de coste obligatorio al reservar y lo reflejamos en facturas e informes mensualizados.

Q: ¿Ofrecéis reportes de uso y CO₂?

Sí. Enviamos top usuarios y destinos, gasto por centro de coste y, si lo precisas, una estimación de CO₂ por trayecto.

¿Gestionas viajes de equipo y cada mes te peleas con tickets sueltos, pagos en efectivo y excels eternos? En ElTaxi 033 trabajamos a diario con pymes y grandes cuentas que usan taxis en Pontevedra para ir a reuniones, a la estación, al campus, a clientes por la provincia o a aeropuertos cercanos. Por eso hemos preparado esta checklist práctica para que tengas bajo control facturación, medios de pago y gasto desde el minuto cero… sin dramas y con ejemplos del día a día.

impresionante vista de una ciudad y una puesta de sol rosa

Por qué una checklist (y por qué ahora)

Los equipos se mueven más que nunca: visitas comerciales, formaciones, eventos.
El taxi es flexible, rápido y previsible en coste.
Lo que suele fallar no es el trayecto, es la gestión: falta de factura completa, pagos no trazables y políticas que nadie recuerda.

Con esta guía tendrás un “paso a paso” para que cada trayecto en taxi Pontevedra acabe en tu ERP sin persecuciones por WhatsApp.

1) Factura: qué debe llevar sí o sí

a) Datos obligatorios para factura completa

Pide factura completa (no ticket) en cada servicio o consolidada a fin de mes. Asegúrate de que incluya:

Razón social y NIF de tu empresa.
Datos del emisor (ElTaxi 033) y número de factura correlativo.
Fecha, descripción del trayecto (origen/destino o referencia de servicio), importe base, IVA desglosado y total.
Forma de pago utilizada (tarjeta corporativa, transferencia, etc.).
Tip de la casa: añade en tus pedidos un código de proyecto/centro de coste para que lo reflejemos en la descripción. Te ahorra horas de conciliación.

b) Factura simplificada vs completa

El ticket o factura simplificada puede servir como justificante, pero para deducibilidad y auditoría la buena es la completa. En ElTaxi 033, si el usuario se olvidó de pedirla a bordo, podemos emitirla después siempre que tengamos los datos fiscales y el ID del servicio.

c) Factura electrónica y formatos

Solicita PDF + fichero estructurado si tu contabilidad lo agradece (por ejemplo, para importar campos). Si trabajas con gestorías o con ERPs, acuerda desde el inicio el formato preferido y la frecuencia de envío (semanal/mensual).

d) Facturación centralizada

Para cuentas empresa, lo ideal es cerrar una factura agrupada mensual con detalle de servicios (pasajero, fecha/hora, trayecto, coste, centro de coste). Nosotros la enviamos junto a un informe de gasto en Excel/CSV para que lo subas directo a tu sistema.

2) Medios de pago: elige los que realmente ayudan

En taxis en Pontevedra verás de todo: efectivo, TPV, apps… Para empresa, prioriza métodos trazables y fáciles de auditar.

coches en el trafico de la ciudad la luz del dia (1)

a) Tarjeta corporativa (física o virtual)

Ventaja: conciliación automática por extracto.
Cómo usarla bien: define quién puede pagar con cada tarjeta, límites por servicio y por día, y que siempre se pida factura completa.

b) Pago móvil/contactless (Apple Pay/Google Pay)

Perfecto para viajes urgentes sin cartera.
Asegúrate de que el conductor emite factura completa y deja constancia del ID del pago.

c) Transferencia/fin de mes (acuerdo marco)

Para clientes con volumen: viajáis todo el mes y liquidáis a final de periodo contra factura consolidada.
Requiere contrato y control de usuarios autorizados (nombres, teléfonos y, si quieres, códigos PIN).

d) Bizum y otros

Útil en pinchazos puntuales, pero ojo con la trazabilidad y el detalle en la factura. Si lo usas, pide siempre que quede reflejado el número de operación.

e) Vales digitales/códigos de viaje

Nosotros podemos activar vales digitales por departamento o proyecto. El pasajero dice su código, el sistema valida y no paga a bordo. Todo queda registrado y entra en tu línea de gasto correcta.

3) Control de gasto: política que se cumple sola

a) Política de viajes simple

Deja por escrito y comunica:

Cuándo procede taxi (lluvia, equipaje, nocturnidad, trayectos a estaciones, distancias > X km, visitas múltiples, etc.).
Clases de vehículo permitidas (estándar, monovolumen, adaptado).
Medio de pago obligatorio (tarjeta corporativa, vale, centro de coste).
Topes por trayecto/hora franja (ej.: “Traslados urbanos hasta 20 € salvo aeropuerto/ polígonos”).
Reglas de invitados/terceros (proveedores, candidatos).

b) Centros de coste y proyectos

Cada viaje debe llevar un centro de coste. En ElTaxi 033 lo incluimos como campo obligatorio al reservar por teléfono o formulario. Así tus informes salen listos para reparto analítico.

c) Informes que de verdad sirven

Te entregamos, si lo necesitas:

Top usuarios y top destinos del mes.
Gasto por centro de coste/proyecto.
Horas punta y anticipación media (para mejorar planificación).
Servicios “no conformes” (sin centro de coste o fuera de política) para corregir rápido.

d) Sostenibilidad y RSC

Si tu empresa mide huella, podemos estimar CO₂ por trayecto (según distancia/vehículo) y destacar el uso de vehículos ECO cuando estén disponibles. Es un plus en tus reportes de ESG.

Así como tienes todas estas opciones, descubre qué otros servicios ofrecen nuestros taxis en Pontevedra.

4) Seguridad, privacidad y cumplimiento

Conductores con licencia, vehículo asegurado y revisiones al día.
Datos personales: solo los necesarios para prestar el servicio y facturar, con accesos controlados.
Trazabilidad: cada servicio tiene ID único, útil para auditoría y atención al cliente.
Objetos perdidos: protocolo de recuperación con referencia del servicio (se agradece cuando alguien olvida el portátil… sí, pasa más de lo que crees).

5) Cómo ponerlo en marcha con ElTaxi 033 (paso a paso)

Alta de cuenta empresa (10 minutos): razón social, NIF, dirección de facturación y correo de administración.
Usuarios autorizados: nos pasas una lista (nombre + móvil + centro de coste por defecto).
Política y medios de pago: elegimos juntos tarjeta, vale digital o fin de mes.
Campos obligatorios al reservar (p. ej., “Proyecto” o “Cliente”): así evitamos huecos.
Informe mensual: acordamos formato (Excel/CSV/PDF) y día de envío.
Soporte: un canal directo con nuestro equipo para cambios de última hora, urgencias o facturas duplicadas.

6) Checklist rápida para tu empresa

Tengo datos fiscales listos para factura completa.
He elegido medio(s) de pago trazables (tarjeta/vale/fin de mes).
Mis usuarios saben cuándo usar taxi y cuánto se puede gastar.
Cada servicio lleva centro de coste o proyecto.
Recibo factura consolidada e informe CSV cada mes.
Hay un canal de soporte para cambios y postventa (facturas, objetos perdidos, incidencias).

Copia/pega esto en tu herramienta interna y marca casillas al implementar.

7) Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

“Con el ticket vale”

Para auditoría y deducibilidad, pide factura completa. Con ElTaxi 033 puedes solicitarla incluso si olvidaste hacerlo a bordo, siempre que identifiquemos el servicio.

Efectivo sin control

Evítalo salvo emergencia. Si ocurre, exige factura y anexa el centro de coste con boli (sí, old school, pero útil) y mándanos foto para reflejarlo en el informe.

Política que nadie conoce

Envíala por email y pegatina en la pared del office: “Taxi = centro de coste + tarjeta corporativa”. Simple y visible.

Falta de trazabilidad

Prohíbe “paga y ya vemos”. Usa vale digital o tarjeta para dejar rastro desde el minuto uno.

8) Ejemplos del día a día (Pontevedra, versión realista)

Comercial en ruta: sale del centro, visita a Marín y vuelta. Reserva con código PROY-ALFA. Paga con vale del departamento. En el informe mensual, ese gasto cae solo en el proyecto.
Reunión que se alarga: son las 21:30, diluvia. Política permite taxi por nocturnidad y lluvia. El pasajero usa contactless y recibe la factura en su correo al llegar.
Candidato a entrevista: Recursos Humanos autoriza un vale de 25 €. Si el trayecto cuesta 19 €, el resto caduca y queda documentado.
Evento en campus: cuatro trayectos abiertos en la mañana; consolidamos y enviamos un resumen con horas y destinos para justificar la logística.

9) Lo que hacemos por ti en ElTaxi 033

Disponibilidad para taxis en Pontevedra y desplazamientos por la provincia con flota variada (estándar, monovolumen, adaptados).
Gestión empresa: alta express, factura consolidada, informes a medida y soporte dedicado.
Flexibilidad: reservas inmediatas o programadas, cambios de última hora y atención multicanal.
Transparencia: precios claros antes de arrancar y confirmación del servicio por SMS o correo si lo deseas.

Conclusión

Gestionar el taxi de empresa no debería ser otra faena administrativa. Con una política sencilla, medios de pago trazables y facturación cerrada, cada viaje se convierte en una línea limpia en tu contabilidad. En ElTaxi 033 nos ocupamos de que eso ocurra siempre, para que tú te centres en vender, atender y crecer.

hombre y mujer pensando en sus telefonos al aire libre

¿Empezamos? Pide el alta de cuenta empresa, define tus centros de coste y deja que tu próximo informe mensual de taxis en Pontevedra sea el más fácil del año.